Privacyverklaring

Versie 2.0
Laatst bijgewerkt: 30-06-2026

eQuse B.V. ("eQuse", "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en doen dit in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

1. Contactgegevens

eQuse B.V.
Kratonkade 25
3024 ES Rotterdam

Telefoon: 010 – 82 00 318

E-mail: support@equse.nl

Website: https://www.equse.nl

eQuse B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

eQuse heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Arno de Koning

E-mail: a.dekoning@equse.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of die u zelf aan ons verstrekt.

Afhankelijk van uw relatie met eQuse kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bankgegevens;
• correspondentie;
• gegevens die u verstrekt via contactformulieren;
• gegevens die u verstrekt tijdens supportverzoeken;
• gegevens die u verstrekt tijdens sollicitaties;
• gegevens die u invoert bij het gebruik van de AI-assistent.

Wij verzoeken u geen bijzondere persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie met ons te delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

3. Persoonsgegevens van minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.

Wij hebben niet de intentie persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bent u ervan overtuigd dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan contact met ons op via support@equse.nl. Wij zullen deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden en alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Klantrelatie en dienstverlening

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• onze software en diensten te leveren;
• gebruikers toegang te geven tot eQuse;
• support te verlenen;
• vragen te beantwoorden;
• klanten te informeren over onderhoud, updates, beveiliging en storingen;
• onze dienstverlening te verbeteren.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang.

Administratie

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het opstellen en verzenden van offertes;
• facturatie;
• betalingen;
• debiteurenbeheer;
• het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Marketing en communicatie

Wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven kunnen wij u informeren over:

• nieuwe producten;
• nieuwe diensten;
• evenementen;
• webinars;
• nieuwsbrieven.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief.

Serviceberichten over eQuse, zoals onderhoud, beveiligingsupdates, storingen of wijzigingen in functionaliteiten, maken geen onderdeel uit van marketingcommunicatie. Deze berichten kunnen wij versturen wanneer dit noodzakelijk is voor het gebruik van onze dienstverlening.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang.

5. Gebruik van de AI-assistent

Binnen eQuse kunt u gebruikmaken van een AI-assistent voor vragen over het gebruik van de software.

De AI-assistent is bedoeld om vragen te beantwoorden over de functionaliteit van eQuse. De AI-assistent beantwoordt vragen op basis van de beschikbare productdocumentatie op het eQuse Klantportaal. De AI gebruikt deze documentatie als kennisbron bij het genereren van antwoorden. De AI-assistent heeft geen toegang tot uw eQuse-omgeving, documenten, formulieren, dossiers of andere gegevens binnen uw kwaliteitsmanagementsysteem.

Wanneer u gebruikmaakt van de AI-assistent verwerken wij de gegevens die u invoert om uw vraag te beantwoorden. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens bevatten wanneer u ervoor kiest deze zelf in te voeren.

Wij adviseren u daarom nadrukkelijk om geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens in de AI-assistent in te voeren. Deze informatie is niet nodig om vragen over het gebruik van eQuse te beantwoorden.

Ingevoerde vragen en gegenereerde antwoorden kunnen door eQuse worden opgeslagen om:

• de kwaliteit, betrouwbaarheid en werking van de AI-assistent te monitoren;
• de dienstverlening verder te verbeteren;
• supportvragen te behandelen wanneer u een chatgesprek deelt met onze supportafdeling.

Voor de AI-functionaliteit maakt eQuse gebruik van AWS. De verwerking vindt plaats binnen de AWS-regio Europa (Ierland, eu-west-1).

AWS gebruikt ingevoerde vragen en gegenereerde antwoorden niet voor het trainen van AI-modellen, bewaart deze niet voor modeltraining en deelt deze niet met de leverancier van het gebruikte AI-model.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te kunnen leveren en verbeteren.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Klantgegevens

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening bewaren wij zolang de klantrelatie bestaat en zolang dit nodig is voor het leveren van onze diensten, support en service.

Financiële gegevens bewaren wij overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Nieuwsbrieven

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor het verzenden van nieuwsbrieven bewaren wij totdat u zich uitschrijft.

Sollicitaties

Na afloop van een sollicitatieprocedure bewaren wij sollicitatiegegevens:

• maximaal vier weken wanneer u geen toestemming geeft voor een langere bewaartermijn;
• maximaal twaalf maanden wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

AI-assistent

Chatgegevens worden na beëindiging van de overeenkomst automatisch verwijderd overeenkomstig de geldende bewaartermijnen en verwijderingsprocedures.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is:

• voor de uitvoering van onze dienstverlening;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• aan partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.

Wanneer derden persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij hierover passende afspraken en sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Voor de AI-assistent worden ingevoerde vragen en gegenereerde antwoorden verwerkt binnen de AWS-regio Europa (Ierland, eu-west-1).

Wanneer persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor passende waarborgen gelden overeenkomstig de AVG.

8. Externe dienstverleners en verwerkers

Voor het leveren van onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende externe dienstverleners die in opdracht van eQuse persoonsgegevens kunnen verwerken.

Afhankelijk van de dienstverlening kan hierbij gebruik worden gemaakt van onder andere:

• AWS;
• Exact;
• Freshdesk;
• Google Analytics;
• Mailchimp;
• Microsoft 365;
• Trello.

Daarnaast maakt eQuse voor de AI-assistent gebruik van AWS. Meer informatie over de verwerking van gegevens via de AI-assistent vindt u in hoofdstuk 5 'Gebruik van de AI-assistent'.

Met alle partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken maken wij passende afspraken om uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig te verwerken.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert verwerken wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt om uw geschiktheid voor een functie binnen eQuse te beoordelen.

Website

Wanneer u onze website bezoekt verwerken wij gegevens om:

• de website goed te laten functioneren;
• inzicht te krijgen in het gebruik van onze website;
• onze website en dienstverlening verder te verbeteren.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om de website goed te laten functioneren en om inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

Wij gebruiken uitsluitend:

• functionele cookies, die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website;
• Google Analytics-cookies, waarmee wij geanonimiseerde statistieken verzamelen om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en onze dienstverlening verder te verbeteren.

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• uw persoonsgegevens te laten corrigeren;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• gebruik te maken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via support@equse.nl.

Om uw privacy te beschermen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verwerking.

Bij de inrichting van onze dienstverlening besteden wij nadrukkelijk aandacht aan informatiebeveiliging en privacy. Ook bij de selectie van leveranciers en externe dienstverleners beoordelen wij of zij passende maatregelen hebben getroffen om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.

Wanneer persoonsgegevens door derden namens ons worden verwerkt, maken wij hierover passende contractuele afspraken.

Heeft u het vermoeden dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik? Neem dan contact met ons op via support@equse.nl.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving wijzigt of onze dienstverlening verandert.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website. Wij adviseren u daarom deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Versiehistorie